Dossierbeheerder

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.

De Antwerp Doctoral School (ADS) van de Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse (80 %) dossierbeheerder.

Over YUFE

De ‘Young Universities for the Future of Europe’ (YUFE) alliantie bestaat uit tien jonge onderzoeksgerichte universiteiten. Samen beogen de YUFE universiteiten een fundamentele transformatie van het hoger onderwijs door de ontwikkeling van een studentgerichte, gelijkwaardige, open en inclusieve Europese universiteit. Binnen YUFE coördineert de Universiteit Antwerpen onder andere een werkpakket dat focust op de ontwikkeling van doctorandi en postdoctorale onderzoekers.

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

• Je organiseert activiteiten voor doctorandi en postdoctorale onderzoekers in het kader van YUFE. Je staat in voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van administratieve, logistieke en/of technische taken: plannen en organiseren van opleidingen, zomerscholen, infosessies, netwerkevenementen voor doctorandi en postdoctorale onderzoekers en het beheer van de inschrijvingen via de YUFE Virtual Campus (digitaal registratieplatform).
• Je verzamelt en beheert data en informatie: verwerking inschrijvingen, deelnamegegevens en evaluaties, ondersteuning bij rapportering.
• Je verstrekt correct informatie op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze: opmaak en verspreiding communicatiemateriaal, aanspreekpunt voor praktische vragen van deelnemers en partners.
• Je ondersteunt de werking van de Antwerp Doctoral School, o.a. bij het afsluiten van dossiers van de doctoraatsopleiding; het ondersteunen in aanvragen rond joint PhD’s en de bijhorende contractonderhandelingen; de verwerking van aanvragen van opleidingskredieten door doctorandi; logistieke ondersteuning bij de organisatie van evenementen; het beantwoorden van algemene vragen over de werking en de administratieve procedures van de Antwerp Doctoral School; de organisatie van het ADS-cursusaanbod.
• Je zet je in voor ad hoc taken binnen de Antwerp Doctoral School en het Departement Research, Innovation and Valorisation Antwerp (RIVA).
• Je werkt in een hecht team onder leiding van het diensthoofd van de Antwerp Doctoral School. Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de regelgeving.

• Je bezit een diploma van professionele bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Je hebt ervaring met administratieve ondersteuning en organisatie van opleidingen en/of evenementen.
• Je kan vlot overweg met Microsoft365.
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels.
• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
• Je kan goed plannen en organiseren.
• Je leert snel werken met nieuwe online platformen.
• Ervaring binnen hoger onderwijs of internationale projecten is een pluspunt.
• Je bent communicatief sterk en werkt correct en nauwkeurig.
• Je bent een teamplayer.

Groepsverzekering

Maaltijdcheques

Internetvergoeding / Abonnement

Extra-legale vakantiedagen

Parking

Tussenkomst openbaar vervoer

Eco Cheque

Opleiding

Thuiswerk

We bieden je een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur met een looptijd van één jaar met mogelijkheid tot verlenging.
Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 4.1-6.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 4) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage.
Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding, een groepsverzekering en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.
Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
Je werkt grotendeels op Campus Middelheim, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.
Solliciteren?

Je kan tot en met woensdag 30 september 2026 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’ en vervolledig het online sollicitatieformulier. Voeg zeker de volgende bijlage(s) toe:een motivatiebrief
je curriculum vitae

De selectiecommissie bekijkt zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte. Als je na de preselectie nog steeds in aanmerking komt, word je geïnformeerd over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure. We vragen alvast om vrijdag 9 oktober 2026 in de je agenda te blokkeren voor het selectiegesprek. Voorafgaande aan het selectiegesprek krijg je een functiegerichte proef die je tijdens het selectiegesprek mondeling kan toelichten.
Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar Toon emailadresjobs@uantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met dr. Karla Tersago, Diensthoofd Antwerp Doctoral School (Toon emailadreskarla.tersago@uantwerpen.be).
De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.