Administratief medewerker - dienst werken in eigen beheer

Ben je administratief sterk, werk je nauwkeurig en hou je ervan om structuur te brengen? Steek je daarnaast graag af en toe de handen uit de mouwen en voel je je thuis in een technische werkomgeving?

Dan ben jij de collega die wij zoeken!

Als administratief medewerker binnen de dienst werken in eigen beheer ondersteun je de dagelijkse werking van de dienst. Je combineert administratieve en organisatorische taken met de opvolging van het magazijn, de voorraden, bestellingen en leveringen.

Je zorgt ervoor dat gegevens correct worden bijgehouden, afspraken worden opgevolgd en collega’s tijdig over het nodige materiaal beschikken. Zo draag je rechtstreeks bij aan een vlotte, veilige en efficiënte werking van onze gemeentelijke buitendienst.

Wat ga je doen?

Administratieve ondersteuningJe ondersteunt de hoofddeskundige, de ploegleider en de medewerkers van de dienst werken in eigen beheer.

Je staat onder meer in voor:

het administratief verwerken en opvolgen van werkopdrachten, projecten en interne aanvragen;

het opvolgen van aankopen, bestellingen, leveringen en facturen;

het verwerken van meldingen van inwoners en externe partners;

het registreren, ordenen en actualiseren van gegevens;

het ondersteunen van de planning en administratieve opvolging van werkzaamheden;

het verzamelen en tijdig doorgeven van informatie aan collega’s, leidinggevenden en andere diensten;

de administratieve ondersteuning van overlegmomenten, opleidingen en stages.

Magazijn- en voorraadbeheerJe neemt een actieve rol op in de dagelijkse magazijnwerking.

Dit betekent onder andere dat je:

inkomende en uitgaande goederen en materialen controleert en registreert;

materialen, werktuigen, werkkledij, persoonlijke beschermingsmiddelen en onderhoudsproducten mee beheert;

opvolgt welke materialen beschikbaar zijn;

tekorten tijdig signaleert;

goederen en materialen ordelijk opslaat en ter beschikking stelt;

bestellingen en leveringen administratief opvolgt;

mee waakt over een ordelijk, betrouwbaar en actueel voorraadbeheer.

Aankopen en factuuropvolgingIn samenwerking met de hoofddeskundige, de ploegleider en de financiële dienst:

bereid je aankoopbehoeften administratief voor;

volg je afspraken met leveranciers en raamcontracten mee op;

controleer en verwerk je binnenkomende facturen;

stem je leveringen en facturen af met de betrokken medewerkers en diensten;

ondersteun je de toepassing van de regelgeving rond overheidsopdrachten.

We zoeken een collega die:

nauwkeurig en gestructureerd werkt;

administratieve taken correct en tijdig afhandelt;

zelfstandig kan werken en tegelijk graag samenwerkt;

overzicht bewaart, ook wanneer er verschillende opdrachten tegelijk lopen;

afspraken en deadlines goed opvolgt;

vlot mondeling en schriftelijk communiceert;

klantgericht en oplossingsgericht handelt;

flexibel en stressbestendig is;

integer en verantwoordelijk omgaat met informatie, goederen en materialen;

voldoende vertrouwd is met tekstverwerking, rekenbladen en softwaretoepassingen;

zich thuis voelt in een praktische en technische werkomgeving;

bereid is om naast administratieve taken ook actief mee te werken aan een ordelijke magazijnwerking.

Kwaliteit en nauwgezetheid, flexibiliteit, samenwerking, communicatie, integriteit, resultaatgerichtheid, stressbestendigheid en klantgerichtheid staan centraal in het functieprofiel.

Jouw plaats in de organisatieJe maakt deel uit van de dienst werken in eigen beheer binnen de afdeling Grondgebiedzaken.

Deze dienst staat in voor de aanleg, renovatie en het onderhoud van gemeentelijke accommodaties en infrastructuur. Daarnaast biedt de dienst logistieke ondersteuning aan de verschillende gemeentelijke diensten.

Je werkt onder leiding van en rapporteert aan de hoofddeskundige.

Wat verwachten we van jou?Je beschikt over een diploma secundair onderwijs of een daarmee gelijkgesteld diploma.

Je voldoet aan de algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden.

Je geniet de burgerlijke- en politieke rechten

Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie

Je bent de Nederlandse taal machtig en kan dit eventueel staven met een taalattest door een erkende instantie

Je bezorg een uittreksel strafregister (max 1 maand oud)

Rijbewijs B is wenselijk.

Je solliciteert ten laatste 15 november 2026.

Je slaagt voor de selectieprocedure die zal doorgaan op 24 november 2026, je houdt je hiervoor een hele dag beschikbaar.

Ervaring met administratieve opvolging, magazijnbeheer, voorraadbeheer, aankopen of factuurverwerking is een pluspunt.

Kennis van overheidsopdrachten is een pluspunt, maar geen vereiste.

Van € 2.493 tot € 4.563 per maand

Een voltijdse contractuele functie;

een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur

verloning volgens salarisschaal C1-C3 met een bruto minimum van 2 493,20 euro en een bruto maximum van 4 563,20 euro

maaltijdcheques van € 10 per voltijds gepresteerde werkdag

35 verlofdagen bij een voltijdse tewerkstelling;

een hospitalisatieverzekering;

een fietsvergoeding en mogelijkheden binnen het cafetariaplan;

een tweede pensioenpijler voor contractuele personeelsleden;

volledige overname van relevante beroepservaring, overeenkomstig de geldende rechtspositieregeling;

een afwisselende functie waarin administratie en praktische dienstverlening samenkomen;

een werkomgeving waarin je zichtbaar bijdraagt aan een veilige, verzorgde en aangename gemeente.

Anderen bekeken ook

Security operations engineer

Groep IDEWE vzw

Heverlee

Administratieve medewerk(st)er

Forum Ethibel vzw

Schaarbeek

Ervaren Dossierbeheerder – Hypothecaire

HypoConnect NV

Brussel

Dossierbeheerder (M/V/X) debiteurenbehee

Europabank

Gent

Junior Allround Maintenance Technician

TERUMO EUROPE

Haasrode

Technicus Elektromechanica Cleanroom – T

imec

Leuven

Process Assistant - Metrology

imec

Leuven

Projectverantwoordelijke Gebieds- en vas

Interleuven

Leuven

Administratief Coördinator (M/V/X)

ANTTEC

Berchem

Directeur Markt- & Businessontwikkeling

Ozos vzw

Meerdere regio's

Security operations engineer

Groep IDEWE vzw

Heverlee

Administratieve medewerk(st)er

Forum Ethibel vzw

Schaarbeek

Ervaren Dossierbeheerder – Hypothecaire

HypoConnect NV

Brussel

Dossierbeheerder (M/V/X) debiteurenbehee

Europabank

Gent

Junior Allround Maintenance Technician

TERUMO EUROPE

Haasrode

Technicus Elektromechanica Cleanroom – T

imec

Leuven

Process Assistant - Metrology

imec

Leuven

Projectverantwoordelijke Gebieds- en vas

Interleuven

Leuven

Administratief Coördinator (M/V/X)

ANTTEC

Berchem

Directeur Markt- & Businessontwikkeling

Ozos vzw

Meerdere regio's

#COMPANYLOGO#

#JOBNAME#

#COMPANY#

#LOCATION#